Asiakirjajulkisuuskuvaus

Mikä on asiakirjajulkisuuskuvaus ja sen käyttötarkoitus?

Jokaisella on oikeus saada tietoa julkisista asiakirjoista. Osa asiakirjoista voi sisältää myös salassa pidettävää tietoa, salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste.
Asianosaisella on myös oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja KSAK Oy on tiedonhallintalaissa  tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Tämä on KSAK Oy:n tiedonhallintalain (906/2019) 28§:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on auttaa kansalaisia tekemään asiakirjoista tietopyyntöjä.

Tietopyynnöt

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti asiakirjan löytämisen helpottamiseksi. Tietopyyntöä tehdessä siitä olisi hyvä käydä ilmi, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa ilmoittaa, jos se on tiedossa.

Tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä tietopyynnön esittäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai suullisesti.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Kun tietoa pyydetään salassa pidettävästä asiakirjasta, on asiakirjan pyytäjän ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja hänen on pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä. KSAK Oy voi pyytää myös muita tarkentavia lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluttua tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely vaatii eritystoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön esittämisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi.

Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset:

Ammatillisen koulutus

Opetuksen tietovaranto: ammatillisen koulutuksen opetukseen liittyvä asiankäsittely

• opiskelijahallinnon tietojärjestelmä
• asiasanat: henkilön nimi, henkilötunnus

Hallinto

Yleishallinnon tietovaranto: lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely

• asianhallinnan tietojärjestelmä
• asiasanat: asiakkaan nimi, diaarinumero, asiatunnus

Henkilöstöhallinnon tietovaranto: henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely

• henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä
• asiasanat: henkilön nimi, henkilötunnus

Taloushallinnon tietovaranto: taloushallintoon liittyvä asiankäsittely

• myynti- ja ostolaskutuksen tietojärjestelmä
• asiasanat: asiakkaan nimi, henkilötunnus, y-tunnus

Tietohallinnon tietovaranto: tiedonhallintaan liittyvä asiankäsittely

• aktiivihakemisto
• asiasanat: käyttäjän nimi, luokkatieto, salattu henkilötunnus, puhelinnumero

Hankkeet

Hankkeiden tietovaranto: hankkeisiin liittyvä asiankäsittely

• hankkeiden tietojärjestelmä
• asiasanat: hankkeen nimi, henkilön nimi, henkilötunnus

Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi

KSAK Oy:lle osoitetut tietopyynnöt voi toimittaa toimistoon. Toimistossa tietopyynnöt rekisteröidään ja toimitetaan tarvittaessa eteenpäin käsittelyyn oikealle taholle.

Toimiston yhteystiedot

info@ksak.fi
040 860 8949
Airotie 2b, 93600 Kuusamo

Käsite: Tietovaranto ja tietojärjestelmä

Eri tehtävissä syntyviä tietoja tuotetaan eri tietojärjestelmien avulla joko sähköisenä tai paperisena. Näitä tietojärjestelmien avulla tuotettuja materiaaleja kutsutaan tietovarannoksi.
Tietovarannot kertyvät ensisijaisesti tehtävään hankitun tietojärjestelmän kautta hallitusti palvelimille sekä paperitulosteina toimistoihin, väliarkistoihin ja päätearkistoon. Sähköisessä muodossa olevia tietoja kertyy tietokoneiden kovalevyille, palvelimen henkilökohtaisiin hakemistoihin, sähköpostilaatikoihin sekä ulkoisille tallennusvälineille.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.