Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa niitä henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita ja käytäntöjä, joita KSAK Oy / Koillis-Suomen Aikuiskoulutuksessa (jäljempänä KSAK Oy) noudatetaan asiakkaiden yksityisyyden suojaamiseksi. Kaikkien asiakkaisiin liittyvien luottamuksellisten tietojen suojaaminen on KSAK Oy:lle erittäin tärkeää.

KSAK Oy on sitoutunut toiminnassaan noudattamaan tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä lakeja ja asetuksia. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan myös hyvää henkilötietojen käsittelytapaa.

1. TIEDOT REKISTERINPITÄJÄSTÄ

KSAK Oy
Y-tunnus: 0832600-5
Airotie 2b
93600 KUUSAMO
Puh. 040 860 8949
Sähköposti: info(at)ksak.fi

2. REKISTERIN NIMI

KSAK Oy:n henkilö- ja asiakastietorekisterit

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on KSAK Oy:n sekä jo olemassa olevan asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan välinen suhde, asiakkaan antama suostumus, asiakkaan toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

KSAK Oy:n asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä muun muassa seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • asiakassuhteen ylläpitämiseen ja luomiseen
  • palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen
  • palveluiden markkinointiin ja myyntiin
  • maksusuoritusten valvontaan ja perintään
  • KSAK Oy:n liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen
  • rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät teknisten tietojen kokoamiseen (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme)
  • rekisteröidyn selaimelle lähetettyihin evästeisiin liittyvien tietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelytehtäviä voidaan mahdollisesti ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoitteissa.

4. TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia asiakasta tai potentiaalista asiakasta koskevia tietoja:

PERUSTIEDOT
  • Nimi
  • Opiskelijoiden ja valmennuksiin osallistuvien asiakkaiden syntymäaika ja/tai henkilötunnus
  • Lähiosoite
  • Postitoimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Yritysasiakkaiden osalta asema yrityksessä
  • Tieto asepalveluksen suorittamisesta
TILAUKSIA KOSKEVAT TIEDOT
  • Nimi
  • Lähiosoite
  • Postitoimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Laskutusosoite, jos eri kuin lähiosoite
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaiden henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan asiakkailta opintoihin hakeutumisen ja opintojen aloittamisen yhteydessä sekä niiden aikana, tilauksien, sopimusten tai yhteydenottojen perusteella ja silloin, kun asiakas käyttää KSAK Oy:n tarjoamia muita palveluita tai osallistuu KSAK Oy:n järjestämiin tapahtumiin. Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja voidaan kerätä KSAK Oy:n verkkosivulla olevan yhteydenottolomakkeen tai muun yhteydenoton perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä, Suomen Asiakastieto Oy:stä tai jonkun muun osoite- ja päivityspalvelua tarjoavan palvelusta. Lisäksi henkilörekisteriin voidaan saada tietoja mm. TE-palveluiden ja Kelan kautta.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään rekistereissä eri tarkoituksiin koottujen tietojen mahdollinen laki- tai asetuskohtainen säilytysaika huomioon ottaen tai määrittelemätön aika, ellei säilyttämiselle ole olemassa muuta kautta säädeltyä tiedon tallennusaikaa.

KSAK Oy voi käsitellä henkilötietoja koulutuksiin ja muihin asiakkuuksiin liittyen sekä verotuksellisiin ja lakisääteisiin tarkoituksiin niin kauan kuin se on tarpeen.

7. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

KSAK Oy ei myy tai markkinoi henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

KSAK Oy voi luovuttaa henkilötietoja valtuutetuille alihankkijoille siinä määrin, kun ne osallistuvat tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Alihankkijat ovat velvollisia huolehtimaan tietoon saamiensa henkilötietojen salassapidosta ja käytöstä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tietosuojalainsäädännön asettamissa puitteissa.

Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Henkilöstöhallintoon liittyvät järjestelmät sijaitsevat suomalaisten palveluntarjoajien palvelimilla Suomessa.

8. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

KSAK Oy voi käyttää verkkosivustoillaan evästeitä parantaakseen verkkosivustonsa käyttökokemusta ja analysoidakseen verkkosivustonsa käyttöä. Eväste on verkkosivustolla vierailun yhteydessä internetselaimeen tallennettava tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkosivustolla vierailevien kävijöiden seurannan. KSAK Oy ei kuitenkaan yhdistä evästeiden perusteella saatuja tietoja henkilötietoihin, joten tiedot pysyvät anonyyminä.

9. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

KSAK Oy kiinnittää erityistä huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan suojatakseen henkilötietoja. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Henkilötiedot on suojattu asianmukaisesti teknisin ja hallinnollisin keinoin.

Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan KSAK Oy:n työntekijöillä ja valtuutetuilla alihankkijoilla. Henkilötietoihin pääsy on edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa tai sitä, että ne luovuttaa alihankkijan käyttöön KSAK Oy:n tietojen luovuttamiseen valtuutettu työntekijä.

10. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus mm. tarkistaa tietonsa, vaatia niiden oikaisemista tai poistamista sekä rajoittaa tietojensa käyttöä. KSAK Oy:n täytyy tunnistaa pyynnön esittäjä ennen toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Osa opiskelijoiden henkilötiedoista tulee säilyttää eri säädöksien mukainen aika.

10.1.  REKISTERÖIDYN OIKEUS SAADA PÄÄSY TIETOIHIN (TARKASTUSOIKEUS)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja KSAK Oy on hänestä kerännyt tai ettei rekisteriin ole tallennettu häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden käyttämistä koskeva pyyntö tulee esittää KSAK Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan kuitenkin evätä lainmukaisilla perusteilla. Tarkastusoikeuden käyttämisestä ei peritä maksua.

10.2. REKISTERÖIDYN OIKEUS VAATIA TIEDON OIKAISEMISTA TAI POISTAMISTA

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia KSAK Oy:tä oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot tai täydentämään puutteellisia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista.

Edellä mainittujen oikeuksien käyttämiseksi rekisteröidyn tulee esittää pyyntö KSAK Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

10.3. REKISTERÖIDYN OIKEUS RAJOITTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ

Mikäli KSAK Oy käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseksi tulee esittää KSAK Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

10.4. REKISTERÖIDYN OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN

Niiltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut KSAK Oy:lle tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai toimeksiannon perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot itselleen yleisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö tietojen saamiseksi tulee esittää KSAK Oy:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

10.5. REKISTERÖIDYN OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos se katsoo, että KSAK Oy ei ole noudattanut sille tietosuojalainsäädännössä asetettuja velvollisuuksia.

10.6. MUUT OIKEUDET

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla asiasta KSAK Oy:lle tähän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

11. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

KSAK Oy voi ajoittain tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Jos tätä tietosuojaselostetta kuitenkin olennaisesti muutetaan, KSAK Oy ilmoittaa asiasta tämän tietosuojaselosteen alussa ja verkkosivustolla 30 päivän ajan. KSAK Oy suosittelee lukemaan tätä tietosuojaselostetta aika ajoin saadaksesi tiedon tähän tietosuojaselosteeseen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.

12. YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä KSAK Oy:öön.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voidaan esittää rekisterinpitäjälle seuraavilla tavoilla:

  • KSAK Oy:n toimipisteessä osoitteessa Airotie 2b, 93600 KUUSAMO
  • sähköpostitse osoitteella info(at)ksak.fi
  • puhelimitse numeroon +358 40 860 8949.

Toimistolla asioitaessa pyynnön esittäjän on todistettava henkilöllisyytensä. Sähköpostitse lähetettyyn pyyntöön on lisättävä puhelinnumero, koska pyynnön lähettäjän henkilöllisyys varmistetaan puhelimitse. Myös puhelimitse pyynnön jättävän henkilöllisyys varmistetaan.

13. ULKOPUOLISTEN HENKILÖIDEN TEKEMÄT KYSELYT OPISKELIJOIDEN OPINTOTIEDOISTA

Julkisen tiedon antaminen henkilörekisteristä kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa eli henkilötietojen luovuttaminen edellyttää, että luovutuksensaajalla on lain mukaan oikeus tallettaa ja käsitellä näitä henkilötietoja. Myös henkilötiedon lähettäminen sähköpostitse on henkilötietojen luovuttamista. Jos luovutuksensaajalla ei ole tällaista oikeutta, tieto henkilörekisteristä annetaan antamalla asiakirja nähtäväksi, kuunneltavaksi tai jäljennettäväksi tai antamalla siitä suullisesti tieto.

Perusteet tietojen (esim. tehtäväkohtaiset suoritukset, koulutuksiin hakijat ja valitut) toimittamiseen kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa ovat:

  • kyse on tiedon pyytäjän omista tiedoista
  • kyse on henkilötietojen käsittelystä yksinomaan henkilökohtaiseen tai siihen verrattavaan tavanomaiseen yksityiseen tarkoitukseen (esim. tiettynä vuonna tietyssä koulutuksessa aloittaneiden luettelon luovuttaminen vuosikurssitapaamisen järjestämiseen)
  • kyse on henkilötietojen käsittelystä toimituksellisiin tarkoituksiin (esim. luettelo koulutukseen valituista paikallislehden artikkelia varten).

KSAK Oy

Koillis-Suomen Aikuiskoulutus
Y-tunnus: 0832600-5

Postiosoite

PL 13
93601 KUUSAMO

Käyntiosoite

Airotie 2b
93600 KUUSAMO

Info

Puh. 040 860 8949
ma–pe klo 8.00–15.00